Harriet Beasley在马里兰州最古老的社区学院蒙哥马利学院（Montgomery college）面临一些挑战，她是OIT PMO（信息技术办公室项目管理办公室）的PPM（项目组合经理）。她在2016年Workfront的LEAP用户大会上提出了自己的问题及其解决方案。以下见解基于她的陈述。问题是：最后关头的请求太多了在学院的三个校区（共有3100名员工），IT部门正在处理有关实施和维护购买的技术的过多的最后关头求助请求。在这么大的一个组织里，这就意味着要处理大量的紧急请求。这些最后时刻的请求将需要比斯利的五人项目管理办公室团队进行大量的计划外工作，几乎没有时间进行分析和规划。通常，提议的技术是：与当前系统不兼容使用效率低或复杂难以维护和支持需要尚未到位的依赖关系多余学院已经拥有了满足同样需求的东西Beasley的团队需要一种方法从最初的请求到被拒绝或批准的决策，并更快地转变为一个新的投资组合项目。解决方案：一个闪亮的新项目准入程序具有讽刺意味的是，项目管理办公室的目标是简化他们对新技术的吸收过程，这就需要实施一些新技术——一个全面的工作管理解决方案。比斯利明白，正确的解决方案将使他们能够尽早介入，以便：从技术角度分析业务问题评估可行的解决方案评估学院已经拥有的技术了解学院的基础设施/安全要求探索技术依赖性及其状态有效估计计划和实施所需的资源在过去，项目准入过程是一个非常混乱的过程，看起来像这样：这个过程不仅花费了太长的时间，而且涉及到太多的委员会，更不用说需要过多的面对面会议了，而且质量检查不足，所有项目都没有真正的项目组合视图。混乱的结果是，一些项目在获得批准前就已经完成，而另一些项目则被视为"幽灵"项目。在接受新技术后，她的团队决定，即工作面，现在的接纳过程如下所示：项目组合评审团队现在能够在正确的时间批准正确的项目，并将它们分配到正确的资源中。他们有时间对业务案例进行技术审查和批准，并将每个新请求作为项目组合中的一个项目进行优先级排序。在获得首席信息官办公室对项目费用的最终批准之前，项目管理办公室和IT主管有时间对以下各项进行评估：目标预算资源依赖关系时间轴对于蒙哥马利学院信息技术项目管理办公室（Montgomery College Office of Information Technology Project Management Office），MC OIT PMO（蒙哥马利学院信息技术项目管理办公室）来说，这是一个日夜的不同。不再有幽灵计划了。更少的面对面会议。质量检查到位。简化取水流程的好处比斯利说，他们新的录取程序最大的好处是"大大缩短了审批时间。以前，从提交到批准要花很长时间尤其是Workfront实现的改进包括：请求者可以直接将项目请求输入Workfront，而不需要首先与PMO办公室会面，也不需要在工具中进行协作。跨组织协作可以在一个虚拟位置进行现在，请求在被分配到商业案例分析之前就得到了验证，这样可以排除那些有明显缺陷的项目，并为每个人节省时间和精力业务案例分析现在在提交审批之前得到验证，这是另一个节省时间的步骤一个项目的批准和沟通可以直接在工作面进行，这意味着决策是以一种更为及时的方式做出的比斯利的团队花在会议上的时间明显减少，然而协作比以往任何时候都更有效正如比斯利所说，"更好的商业案例会带来更好的项目"她的团队现在享有"有计划但灵活的项目组合"这张比斯利演讲的幻灯片展示了她团队今天的招生流程的简单步骤。Beasley接着在她的LEAP演示中更详细地解释了每个要点，正如您将在这一系列与上述要点相对应的视觉效果中看到的那样。这些细节很有趣，但重要的一点是，这些步骤中的每一个都可以在Workfront中轻松定制，以满足任何团队或流程的个性化需求。吸取的宝贵经验教训与任何新流程一样，它需要几次迭代才能使新的进气流程正常工作。最后，比斯利带着七条有见地的外卖离开了，这些外卖对那些想用类似方式简化流程的人很有用：自动化你能做的每一步。要意识到，不必要的会议不会在一夜之间消失，但随着新进程的扎根，它们会减少。最重要的是，要有耐心和毅力。从长远来看，任何有价值的改变都需要一些时间来实施。