由于他们的许多团队现在都在远程工作，协会管理公司和社区协会面临着更大的数据泄露和检查欺诈的风险，这些欺诈可能会削弱信任并导致经济损失。怎么会这样？那些依赖基于纸面的手动流程的公司在保护敏感信息不受日益增加的漏洞影响的同时，也在努力访问他们需要工作的纸张和人员。他们依赖于发票被送到可能或不开放的办公室，将审批传递给分布在大地理距离的董事会成员，并通过不可预测的邮件服务进行付款。欺诈者盯着暴露出来的漏洞，据报道，自大流行开始以来，他们的游戏增长了约6000%。他们正在使用支票欺诈、网络钓鱼活动和恶意软件等策略来获取和泄露有价值的信息。无纸化应付账款（AP）通过提供强大的基于云的技术来消除差距并替换脆弱的、基于纸面的流程，可以帮助协会管理公司减轻这些风险。它还可以提高效率，帮助更好地管理协会供应商，改善管理和对管理者和董事会成员的控制。让我们仔细看看无纸AP如何降低HOA及其管理公司的欺诈风险：1.）通过电子支付选项提供更安全的支付由于支票是复制重要的供应商和帐户信息的一种简单方法，所以大多数HOA盗窃都来自支票欺诈。金融专业人士协会（Association of Financial Professionals）最近的一项研究报告称，纸面支票是支付欺诈的最大工具，影响了他们调查的75%的企业。通过切换到优化的电子账单支付系统，您可以消除与发送物理支票相关的漏洞。自动化AP消除了与充满风险的支付相关的纸面和手动流程，取而代之的是安全的自动化流程，并提供加密和验证的电子支付，如ACH和VCC，通过支付系统从一个银行账户到另一个银行账户。大多数公司使用欺诈监控工具来标记可疑活动，避免重复付款和发票。付款过程从头到尾都受到控制，安全可靠地完成。2.）创建完整的可视性和全天候访问当不止一个人从众多供应商那里支付发票时，很难跟踪谁支付了费用以及什么服务或产品。远程工作使之变得尤为艰难，并为妥协开辟了空间。集中化的应付账款流程为管理公司提供了对其资产组合中每个资产的财务记录和发票的实时、随时访问。软件可以提供可定制用户帐户的功能，使董事会成员和其他利益相关者能够全面了解其协会的财务记录。团队可以轻松地接收、跟踪和批准发票，检查发票和付款状态，无论其位置如何，并且可以扫描重复项、错误和可疑活动。3.）提高准确性并消除错误管理公司AP员工勤勉地工作，以确保发票和付款信息被正确记录，通常是通过手动将数据输入ERP或依赖电子表格来保持其井然有序和准确。尽管他们有能力和勤奋，人类的工作很容易出错。当团队在家工作并且远离数据源时，工作更容易出错，比如存放历史发票信息的办公柜或包含最新供应商保险文档的文件夹。优化会收紧流程并取代劳动密集型工作，如发票录入、费用编码和对账，进而消除这些手动流程固有的错误。当AP是基于云的和集中的，没有什么东西会从缝隙中溜走，被复制或被遗忘。4.）提供更严格的内部控制HOA管理层依靠董事会批准等控制措施来安全处理供应商发票、支付账单和防止欺诈。这些控制在组织和维护方面具有挑战性，特别是当您添加关联、与新供应商合作以及在办公室外强制执行控制时。集中式AP允许管理公司通过对组织中谁可以访问这些信息设置严格的指导方针和控制来保护敏感的财务信息。他们可以在重复发生的自动化流程中嵌入支付控制，如职责分离和双因素授权。他们还可以添加需要双重签名批准的安全层，并在标记可疑活动时发送警报。降低欺诈风险，创建更安全的支付系统大流行加剧的安全漏洞不会很快消失。据预测，远程工作将继续进行，这对协会和管理公司来说尤其重要，确保他们有有效的流程来安全地远程操作。如果你有兴趣建立一个安全的支付系统来防止在HOA管理中的欺诈，AvidXchange Strongroom可以帮助你。在这里了解更多。