对任何规模的组织来说，管理工作和实现工作的过程都是一项挑战。有了从采购到项目管理到校对到会计的各种系统，更不用说每一个过程的自制流程，平台的大杂烩可能会让人难以承受，即使是在小型组织中。即使有了最适合各种用途的工具，您仍然可能没有团队在达到最佳性能时所需的可见性、控制力和资源。为什么？因为你有一个万能的工具。请参阅"如何选择正确的工作解决方案并让它们为您工作：32个提示"以帮助您为您的团队找到正确的工具。使用多个平台和各种系统来管理项目、跟踪状态、通信和协作会产生一个完整的筒仓场，这会降低生产率，在团队成员中造成混乱和挫折，并阻止组织实现其战略业务目标。相反，你需要的是一个单一的真相来源，一个统治所有系统的系统：一个操作记录系统（OSR）。什么是操作记录系统（OSR）？Forrester将其定义为"作为战略执行系统的记录"的"中枢神经系统"，操作记录系统是完成工作的平台。与传统的围绕结构化项目管理过程设计的项目管理软件不同，OSR是一个通用的工作流平台，它为计划内和计划外的工作提供相关的过程，同时容纳结构化和非结构化元素。它的工作方式与您的工作方式相同，无论是计划的还是特别的任务和项目，都会收集数据，以帮助您改进流程和提高效率。它是一个沟通和协作中心。这是一个分配和任务跟踪系统。它是一个资源/容量的实时窗口，可以深入了解员工/资源利用率和生产率。而且，它是您的组织在达到最佳性能时所需的平台。还是不相信？以下是部署OSR的10个不可否认的优势：1驯服传入的工作请求OSR为提交工作请求提供了一个标准化的系统，包括要求请求者为项目提供相关细节、目标和所需时间线的模板。这不仅消除了在开始之前跟踪这些信息的需要，而且还将所有传入的请求合并到一个系统中，这样在电子邮件、电话或当面交谈之间的混乱中什么都不会丢失。只需点击几下鼠标，就可以根据战略目标、设定的截止日期和确定的审核/批准程序来分配任务并确定优先级。这也启动了对每个项目的记录保存和跟踪。通过这一步，每个请求都"诞生"到工作流中，所有相关的任务都会被跟踪到这个初始请求。2实时查看容量有了OSR指导工作流，很容易立即看到谁在做什么。这种"单一真相来源"使主管人员能够清楚地了解员工的能力：确定他们是否能满足新的请求，如果没有，提供理由，以及根据可用资源分配新任务。这有助于避免过度承诺和错过最后期限，而是保持一个现实的工作量，以便每个人都能拿出最好的东西。对于一家全球能源公司来说，这种方法恰恰创造了他们处理工作所需的系统。""当其他人看到我们的创意团队对我们所有项目和相关任务的可见性时，他们希望他们的团队具有这种透明度，"全球营销经理说。"只有一个真相来源可以帮助每个人更好地将他们的任务与我们的公司战略相结合，并提高工作效率。这也有助于证明工作和成本的合理性。"三。加快每个项目的启动时间使用OSR允许组织为可重复的过程和重复的任务设置模板，这就消除了为每个新项目重新设计轮子的需要。通过自动化制定任务的过程，团队可以加快项目启动时间和计划，同时通过预先建立的标准化方法和期望来提高可交付成果的质量。简化的启动过程可能会产生巨大的效果：商业服务公司Xchanging的团队技术和变革团队发现其项目设置时间从24小时减少到了几秒钟。Xchanging首席信息官办公室主任Stuart Fizzon说："每个模板都包含了太多细节，项目规划从一开始就完成了70%到80%。"工作面无疑使我们的项目经理的生活更轻松。"4准确的时间跟踪，以便进行现实检查和更好的预测在许多组织中，预测一个项目可能需要多长时间是一门复杂而不精确的科学。你知道人们对时间有不同的看法吗？我们也没有！有了OSR，完成每项任务的时间都会自动跟踪，从有人说"我正在做"到他们说"我完成了"的那一刻这消除了手动时间跟踪中经常涉及的猜测，并且提供了每个任务实际需要多长时间的准确记录，而不是每个人认为需要多长时间。现在，您可以使用准确的数据来预测新项目的容量和完成日期。5评估资源利用率和人员配置需求在分配工作时，一些团队玩"最爱"的游戏并不少见。也许詹姆斯是如此的灵活和容易合作，以至于每个人都希望他参与他们的项目。或者，也许Catherine是创意团队中最优秀的设计师，而且因为这个项目非常重要（不是都是吗？）她是绝对的必需品。这种方法的问题是，它经常导致一些团队成员不知所措，而其他人则可能相对空闲。但是，没有办法正式追踪谁在做什么，你怎么知道？OSR消除了这一问题，使领导者能够看到员工在哪些方面被过度或不足利用，并相应地解决这些不平衡问题。它还提供了对人员配置需求的数据驱动见解，以帮助优化人员投资。能源公司全球营销经理解释说："我们最近使用了来自工作面的数据来证明新职位的合理性。"。"使用capacity planner，我们向管理层展示了我们正在做的工作量，而这个练习显示我们减少了两三名员工。然后我们就可以开一个临时职位。"6简化协作和沟通无效的沟通甚至会扼杀最精心设计的项目。事实上，项目管理研究所的一项研究发现，无效的沟通导致了三分之一的项目失败，并且有一半以上的时间对项目成功产生了负面影响。类似OSR的工作区可以通过将所有通信整合到工作中心来消除通信障碍，再次创建"单一的真相来源"更好的是，这里的交流是在工作的背景下进行的，因此输入、评论和反馈不会分散在电子邮件的虚幻领域，团队可以回顾每个项目的发展，以澄清战略上的差异或转变。这种简化的方法可以节省大量的时间。在这家能源公司，50名营销团队成员通过减少冗余通信、将信息输入多个计划工具以及跟踪电子邮件威胁，每人每天至少恢复了30分钟的工作时间，总共多了25个小时的生产效率。"我想说的是，我们之前有10%的可见度，现在大多数团队都接近100%。这是真正的进步，"全球营销经理说。7.加速上市无论是一个新产品的发布，一个热门行业趋势的内容营销文章，还是一个相对单调的公司备忘录，时间总是至关重要的。但是，让项目通过审查和批准过程是一种耐心的练习。繁忙的日程安排、错过的电子邮件、假期、沟通错误、商务旅行，以及偶尔的自负都会阻碍事情的顺利进行，从而拖累整个项目。OSR可以帮助消除这些障碍，通过自动引导工作到下一级的审查/批准指挥链。涉众可以确切地看到哪些项目需要他们的输入，哪些项目被保留在另一个审阅者的队列中，并且可以从任何地方访问他们的待定项目。8.有更多的时间来做"真正的"工作浪费性的会议和过多的电子邮件继续支配着许多工人的工作日，妨碍了生产活动，每天只剩下44%的时间用于履行他们的实际工作职责。过渡到OSR可以通过在工作中心整合所有与工作相关的沟通、资产和状态来帮助显著减轻这一负担，这样员工就可以花更少的时间来处理电子邮件、跟踪材料和参加状态会议。这不仅能减少员工的挫败感，还能让公司从员工投资中获得更多收益，并直接转化为成本节约。ATB Financial的交通、生产和直接营销高级经理Bill Gattinger说："Workfront让我们可以雇佣聪明、有创造力的人，并减轻了组织和寻找东西的负担，让他们有更多的时间发挥创造力。那是无价之宝！"通过腾出员工时间，ATB的团队现在每月可以处理20%以上的项目，同时将管理工作的成本降低60%。9.立即识别并排除项目障碍通过提供对队列中所有工作的实时状态的完全可视性，OSR可以很容易地看到项目在错过截止日期之前遇到的问题。团队可以一路分类问题，而不是毫无头绪地向前推进，然后再试图找出问题的症结所在，这样他们就不会被即将进入终点站的问题蒙蔽了双眼。我