协会管理公司支付账单的方式对整体业务有很大的影响，因为它不仅仅影响他们的业务。时间、安全性和支付状态的可见性对他们管理的协会董事会和他们支付的供应商同样重要。因此，如果您是一家管理公司，正在评估简化AP流程的解决方案，那么考虑潜在选项如何满足其他关键利益相关者的需求是很重要的。以下是三个需要牢记的关键领域：HOA董事会成员经验为了降低董事会成员的复杂性，请寻找一个允许自定义用户权限和可见性的AP解决方案。你的AP团队应该能够在一个地方管理你的所有关联数据，但是将董事会成员的可见性限制在他或她自己的关联上。这简化了用户体验，并为您的其他关联提供了安心。发票和付款详细信息应提供在一个易于阅读、安全的仪表板中，24/7提供最大的方便和访问。它还应具有直观、用户友好的界面，以便董事会成员能够立即找到他们需要的信息并快速执行任务。董事会成员的其他基本组件包括移动发票审查和智能工作流路由，这些功能使用发票特征（供应商类型、金额、费用类型）来确定是否需要董事会批准。更进一步的解决方案还将提供董事会成员培训材料，以简化解决方案的入职和采用。供应商要求和偏好HOA的供应商多种多样，从景观公司到国有公用事业公司。他们的技术能力各不相同，并不是所有人都能以电子方式发送发票。重要的是，您的AP解决方案允许这些供应商发送发票，并通过他们首选的方法获得付款。寻找除了以电子方式接收发票之外，还可以自动捕获纸质发票的解决方案。这样可以确保您的团队不必承担扫描仍然通过邮件发送的发票的负担。安全集中的帐户数据如果你能在一个集中的地方找到你所有的银行账户和核对签名人的信息，那不是很好吗？这就是AP解决方案可以提供帮助的地方，它提供了一个单一的安全门户，您可以在其中存储、访问和管理所有关键信息，而不管涉及多少不同的银行和账户。经常更新帐户和签名。寻找解决方案，使您能够快速、轻松地更新和更改此信息，以避免任何不必要的付款延迟。Premier AP Automation solutions可以提供多种电子支付方式，但您也可能会遇到这样的情况：最好是将支票注销运营账户。您的AP自动化解决方案应该提供一个这样做的选项，同时仍然自动打印和交付自定义支票。还有更多在评估AP自动化解决方案时，还有许多其他因素需要考虑。一个好的起点是为HOA管理公司专门构建的解决方案。它们更有可能包含满足关键受众需求的功能。AvidXchange公司™ Strongroom就是其中之一。要了解更多信息，或者更好地设置演示，请联系我们这里。