尽管我们抱怨和抱怨，会议在几乎每一项业务中都是必不可少的。事实上，即使有很多其他的交流方式，如IM、电子邮件、短信等，68%的企业员工仍然依赖计划好的面对面会议与公司内的其他部门、团体和团队进行沟通。但是，对许多公司来说，事情已经失控了。会议混乱已经把原本高效、高效的组织变成了黑洞，一旦有人发出邀请，时间就会神秘地消失。太多的会议负担会让工作效率下降，以至于员工现在都说会议是工作场所最大的分心和时间浪费。近60%的企业员工表示，浪费性的会议干扰了他们的工作效率，迫使他们将近40%的时间花在会议上，而实际上只有大约一半的时间是有成效的。所有这些浪费的时间使我们公司损失惨重。每天在全国各地的工作场所举行的会议超过1700万次，总费用可能高达1亿美元，由于过度开会而造成的损失估计每年高达37亿美元。当然，有些会议是必要的、有用的和富有成效的，但显然还有更多的会议不是。想想看：下次你开会的时候，可视化数据大屏，环顾一下房间。你的公司是不是付钱给那些有才华的人，让他们坐在椅子上一个小时或更长时间无所事事？一定有更好的办法。控制会议混乱需要全公司的努力、明智的方法和一些基本规则。这里有五个帮助您开始：1使用正确的工具绝大多数团队使用Outlook或Google来管理和安排会议。不幸的是，虽然像Outlook和Google这样的日历工具能够有效地增加会议日程的结构，网购返利，但是会议本身却常常缺少一个基本的议程。令人惊讶的是，63%的会议没有事先准备好的议程，这大大增加了每周占用数小时时间的时间和范围。为每个主题创建一个具体的、对时间敏感的议程，为每个主题增加时间目标，可以使讨论保持重点。使用计时器来帮助坚持每个主题的分配时间，并指派一名"上士"，其职责是保持时间，确保讨论符合议程。在会议工具包中添加工作管理平台可以进一步提高会议效率。使用它可以将任务、决策、更新和新信息直接输入到项目管理中心，而不必在事后执行，将信息分散到六个其他工具（如文档、电子表格和电子邮件）中。据大学医院项目管理办公室（PMO）主任安迪•金尼尔（andykinnear）说，这个系统可以让每个人都保持一致，即使他们不能参加会议。他说："它为每个项目创建一个永久的会议记录。如果经理们错过了一个会议，他们可以进去看看上次讨论中发生了什么。我们也可以把任何需要注意的东西放进去。"2设定界限在项目管理中有句谚语：工作扩展到你为它安排的时间。对于会议来说，这意味着如果你把那么多时间都浪费掉了，一场只需要30分钟的讨论就要花掉整整一个小时。然而，人类的注意力最长只有20分钟。使用TED演讲模式，要求会议时间不超过30分钟，以帮助与会者集中精力。限制参与者的数量，以确保会议更有成效。7法则规定，对于每一个超过7岁的与会者，做出一个好的、快速的、可执行的决定的可能性降低10%。这意味着，一旦一个邀请达到16或17个人，团队的有效性基本上为零。所以，在你点击"发送"邀请25个人参加之前，停下来问问自己，"他们真的都需要在那里吗？"三。注意我们已经知道与会者的注意力持续时间很短。确保他们带来的带宽专用于任务。手机和笔记本电脑会让人分心，绝大多数人都认为在会议期间接听电话、阅读或发送电子邮件和短信是不合适的。但是，不管怎样，我们还是这么做的。为什么？因为它就在那里，而且根据大多数统计数据，海淘客，会议无论如何都可能是在浪费时间，所以为什么不做点什么呢？不过，这样做的结果是，盯着手机或笔记本电脑不仅是对团队的不尊重，而且还会适得其反，导致问题或指示不得不重复，因为有人没有注意到。多任务处理只会浪费更多的时间。相反，要求手机放在门口或放在桌子中间的篮子里，笔记本电脑必须保持关闭。实施"一对一"或"禁止旁听"的规则，以减少闲聊，确保每个人都在一起工作，并确保不会遗漏任何内容毕竟，把在座的每个人都召集在一起的目的是为了合作、集思广益和分享想法，这样每个人都能听到并参与讨论。旁敲侧击没有达到这个目的，而且它们只是烦人和分散注意力。4禁止状态报告当谈到每周浪费在会议上的时间时，状态会议是最常见、最可怕的违规行为之一。现实是，我们拥有所有可用的工具和解决方案，没有理由让每个人都坐在一个房间里重新思考他们所做的工作。他们应该分享解决挑战的创意、头脑风暴和合作。相反，使用像工作管理平台这样的电子工具，在项目状态更新发生时随时通知每个人。有了正确的电子工具来实时跟踪项目状态更新，一些团队可以将会议次数从每周一次减少到每月一次或更少。通过将状态报告替换为实时工作跟踪，KAMO Power和Tampa综合医院都将团队花在状态会议上的时间减少了66%。在Trek Bicycle，运营副总裁Steve Malchow报告："我以前每周去两三次会议，在那里我们聚在一起讨论项目及其状态。现在，我可能每月参加一次会议，因为我已经知道了。"这意味着要做更多的工作，花更少的时间谈论它。5禁止会议这听起来是一个大胆的举动，但这不是一个坏主意，特别是如果你开始慢慢来。事实上，45%的高管认为，如果每周禁止一天开会，员工的工作效率会更高。其中一种方法是设置会议"停电"时间，或一天中禁止开会的时间。这使得员工能够集中精力，将他们的时间和精力投入到工作中，而不必离开去参加会议。虽然会议有时是必要的，但有些类型的交流并不要求每个人都坐在一个房间里。使用工作管理软件代替会议来跟踪项目状态意味着您的团队可以永远告别状态检查会议使用内置的自动路由和审批工具来保持可交付成果在队列中移动，从而消除了将每个人都拖到会议中来的必要性。相反，每个人都会知道谁在做什么，他们在流程中的什么位置，以及预期的是什么，人工智能工作，而不必聚集在一个地方。会议可能在每一项业务中都会发挥一定的作用，但是使用正确的工具和技术，可以大大减少这些静坐的数量、频率和时间，同时最大限度地提高那些你无法避免的会议的效率。在IDEX Health&Science，实施一个工作管理平台已经实现了工作流的自动化，从而实现了电子化的相同级别的彻底沟通。工程总监Scott Ellis说："以前我们每周开两次会，会让四五个人在一个房间里呆一个小时，讨论什么是进来的，什么是出去的。现在，几乎每个人都可以得到（工作状态）通知，而不必聚在一起开会。"有了正确的规则和工具来更好地管理会议并避免会议，您的团队可以将60%的时间用于增值服务，从而提高整体生产力，大数据包括哪些内容，并显著减少在没完没了的会议中浪费的时间和金钱。谁不想为此回复呢？请参阅我们的信息图"主持会议的10个简单步骤，这些步骤并不糟糕"，以获取关于举行富有成效的会议的更多提示。