本文档描述了由FITCON LLC（俄罗斯、莫斯科）的一个团队创建的基于Netweaver文件夹管理模块的SAP ERP中的合同管理解决方案。

即使在当今的数字时代，企业实体之间具有法律约束力的合同通常都是纸面合同，需要批准、签名并代表价值。它们有有效期，需要对续约或取消采取明确的行动——通常在行动之前给出一个想法。一切都是为了服从！

SAP在其特定模块中存储与各种业务流程相关的合同：SD、MM、RE-FX或TRM中的金融交易。它们在以下意义上是完全不同的：在SAP中没有合同的中央注册表–合同是"信息孤岛"。

结论：

在SAP ERP中没有统一的合同对象–在要采取行动的报告中不能有"所有合同"注册表。SAP ERP模块中与合同相关的对象有不同的用户界面–用户必须学会使用不同的界面、屏幕和数据。合同数据管理和合同批准有不统一的方法—每个业务流程（MM或SD）都有不同的检查和步骤。许多步骤需要编程–没有通用的审批工作流。

我们的解决方案不同。考虑到合同应按照记录管理要求进行集中管理：

SAP ERP中用于合同数据的统一对象，该对象链接到其他SAP ERP模块中的相关对象，有助于支持标准功能和业务流程。它将提供基于一个对象建立必要的合同报告的可能性，其中合同数据存储在数据库中的一个位置。这个新契约对象的统一用户界面允许用户在一个简单一致的用户友好界面中工作，根据业务流程的类型，这个界面没有很大的区别。预先配置的功能，可满足合同管理业务流程基本步骤的所有需求：启动批准谈判执行和维护续约和终止提供以下可能性的解决方案：易于定制预定义的检查和功能；易于扩展和设置特别检查和功能；合同接口、功能和检查的控制依据：合同类型合同状态SAP ERP系统中的用户权限灵活的工作流程，具备通用工作流程和文档管理解决方案的所有必要可能性与标准SAP ERP对象和与合同管理相关的流程紧密集成。按照记录管理的原则进行集中存储和组织。

图1。用户工作区示例：左侧菜单，视图模式下的合同卡（显示链接文档）

图2。合同的链接SAP ERP文档：采购订单、发票和付款

FITCON在过去十年中构建、实施和增强了此解决方案。它是健全和稳定的，受业务需求的启发，并为满足这些需求而量身定做。与俄罗斯的Transneft、Sberbank、Bashneft、IES Holding等客户的成功实施是一个行之有效的记录。

我们的解决方案涵盖的典型合同生命周期方案如下：

启动

启动阶段的基本任务包括：

创建包含相关数据的合同卡用Word编写合同草案为合同准备其他相关补充：材料或服务规范；价目表等

由于我们希望在解决方案中将合同与其他SAP ERP对象紧密集成，因此我们建议在此阶段也创建MM或SD对象，淘客助手，如采购订单或客户订单。更重要的是，我们建议直接从合同卡创建这些对象，以便将一些数据（如业务伙伴、有效日期、合同类型）复制到相关的SAP ERP对象。此操作的另一个结果是，例如，采购订单和合同之间的连接。

批准

当一切就绪时，是时候确定合同批准的路径并启动工作流了。我们认为不仅仅是根据一些手册输入路线更方便，云赚，而是通过在我们的合同卡中查找一些关键数据来自动确定路线（见批准路线库部分）。

但是在启动工作流之前，我们还有一些事情要检查。基本上，它是这样的：

所有必要的文件都附在合同卡上吗？批准途径是否符合合同数据？是否所有审批参与者都已正确确定，并且在SAP ERP系统中存在并处于活动状态？

我们的解决方案能够通过简单地实施和设置您自己的检查来定制和扩展这些检查。听起来很简单：您可以使用我们的检查模板编写自己的检查代码，并在解决方案提供的设置中进行设置。此外，值得一提的是，由于我们有一个采购订单（PO）链接到我们的合同，一旦我们将合同的状态设置为"批准"值，PO的状态也应该更改。而且我们会自动执行–我们会阻止采购订单，因此在审批过程中不可能更改其数据。如有必要进行更改，应在修订时将合同卡发回负责用户。新状态"修订中"也会自动打开一个链接的采购订单进行更改。

谈判

合同生命周期的某些步骤仍然更经常地不是在SAP ERP系统中执行，而是以最常见的方式执行–使用电子邮件和交付服务。其中一个步骤是谈判阶段，包括以下任务：