想象一下：你正穿过一个空间，看到战争灾区的孩子们的照片，菲律宾最拥挤的监狱，一只被遗弃的渔具缠住的海龟，或是一个网球运动员跳水正手击球的照片。你可能在当地的博物馆，广场，或是参加一个节日。让我们为你再做一点框架：你所看到的是一组获奖照片，其中包括来自全球视觉记者和讲故事者的最佳作品。本次展览由世界新闻摄影基金会制作，仅今年一年就有100多个城市的400万人参加。对于世界新闻摄影基金会来说，"言论自由、言论自由和新闻自由是不可或缺的，而高质量的视觉新闻对于准确和独立的报道至关重要，使这些自由成为可能。"他们的任务是发展和促进视觉记者和讲故事者的工作。他们举办各种各样的活动，从一年一度的摄影比赛到艺术节，当然还有巡回展览，展出比赛的获胜者。"体位对我们是一个很大的帮助，以确保没有任何东西从裂缝中掉下来。即使是我们过程中的小步骤也采用了体式，小细节是成功举办活动的关键。"他们是如何做到这一点的。他们的团队只有26人，总部设在阿姆斯特丹，但经常出差。通过与全球约80个合作组织的合作，他们制作了巡回的年度展览和周边活动，如开幕式和颁奖典礼。但这样做涉及到许多移动片段和时区。作为一个小团队，世界新闻摄影基金会依靠几项关键实践来制作最佳活动。我们与展览协调员苏珊范登伯格（Suzan van den Berg）进行了一次又一次的专家咨询。关注客人体验世界新闻摄影基金会在世界各地举办了多个展览，数以百万计的人参观这些展览，因此，世界新闻摄影基金会为所有参观者提供优质的宾客体验至关重要。为了做到这一点，他们与合作伙伴密切合作，选择引人注目的场地，并依靠定期沟通来解决诸如布局和与会者流动等细节问题。从客人的角度来思考你的活动是创造一种能给你留下持久印象的体验的第一步。好的问题包括：我们想成为客人的第一印象是什么？客人之间或我们的活动如何互动？客人如何分享他们的体验？活动的布局是什么样的？我们希望我们的用户在活动期间看到、体验和学习什么？世界新闻摄影基金会致力于在展览过程的最初规划阶段回答这些问题。在一年前，他们提出了一个活动的建议，与他们的合作伙伴分享。然后他们与外部物流公司合作，评估风险并优化客人体验。从准备活动布局和客人邀请名单到预订团队旅行和向当地大使馆报到的整个流程都在Asana中管理。这一过程确保了该基金会提供了一个迷人的客人体验。毕竟，他们的使命是发展和推广视觉记者的工作，这一使命离不开人们去看那些记者的作品。制定一个工作计划并坚持下去考虑到一个理想的客人体验，你可以开始计划你的工作时间安排。此时间表将指导您在活动之前、期间和之后所做的一切。对于世界新闻摄影基金会来说，这包括一个体式模板项目，由四个章节组成，他们喜欢称之为：展览前展览搭建和开幕期间当展览经理回到办公室展览结束后每一章涵盖了活动策划过程中的特定时间段。有了标准的工作时间安排，他们可以确保他们的整个团队（大多数人都在旅行）在什么时候知道谁在做什么。"体位对我们来说是一个很大的帮助，以确保没有东西从裂缝中掉下来。即使是我们过程中的小步骤也在体式中，小细节是成功活动的关键，"Suzan说。同样重要的是，你的工作进度表不仅包括计划和执行事件的时间，还包括打开事件的包装并在事后处理松散的部分。下面是一个可能有用的模板事件规划项目：为了管理他们在全球范围内的活动，World Press Photo从一个模板创建了一个体式项目，该模板的设置与此类似。计划挫折任何事情都有挫折。对于世界新闻摄影基金会来说，挫折可能来自于处理审查法律、经常旅行、海关和移民以及与大量合作伙伴的合作。他们的方法是，在挫折出现之前和他们快速有效地处理，就是在开始工作时与合作伙伴详细评估风险，并在过程中经常沟通，以便处理问题。挫折对事件来说是很常见的，但不一定非得如此。当您的团队在早期就让所有利益相关者参与进来，预先评估风险，并在问题出现时有一个处理过程，那么对潜在问题的规划就很容易了。布达佩斯世界新闻照片经常清晰地沟通由于团队规模小且分布广泛，沟通是世界新闻摄影基金会成功制作活动的最重要部分之一。"我们的团队一直致力于与每个人进行清晰的沟通，"Suzan说。为了做到这一点，他们依赖于一些工具，这取决于利益相关者的电子邮件、Slack、电话会议，当然还有体式。体式任务包括详细的笔记，否则可能会在洗牌中丢失。无论您是在与您的直接团队沟通，还是与外部供应商或合作伙伴进行沟通，让关键利益相关者参与进来至关重要。找到一个沟通的节奏（这与眼前的需求无关）是很重要的，无论是每周通话还是每季度更新一次。为了实现更直接的沟通，为团队之间的最佳沟通方式制定指导方针，使每个人都处于同一波长上。当世界新闻照片基金会团队在办公室时，他们可以转身和对方聊天，但他们知道，当有人旅行时，他们需要设置电话，以便定期登记。找到一种适合你的团队沟通的方式，成功举办活动的步骤就像在公园里散步一样！总是在事后汇报最后，Suzan和她的团队依靠汇报作为保持活动成功的关键方法。她的团队与合作伙伴讨论展览和活动对他们的影响，以及她的团队可以做得更好的方面。他们还向自己的内部团队汇报情况，看有多少参观者参加了展览，收到了哪些媒体，以及他们如何不断发展自己的活动。当你不必为琐事操心时，你可以专注于为与会者提供尽可能好的体验的活动。有时，情况汇报会提出以前未知的问题或需要采取的行动，这些问题或行动可以针对未来事件主动解决，例如需要填写特定的海关文件。团队可能会在他们的体式模板中添加一个新的任务，以确保它在以后的活动中被记录下来。事后汇报对于帮助你的团队产生高质量、有吸引力的活动至关重要。通过回顾哪些方面进展顺利，哪些方面可以做得更好，以及可能出现的新想法，您的团队将有机会不断改进您的活动，让客人一次又一次地感到高兴。创造重大事件当你不必为琐事操心时，你可以专注于为与会者提供尽可能好的体验的活动。通过一个简化的过程，世界新闻摄影基金会能够集中精力发展他们的活动。例如，除了每年的摄影比赛外，他们现在还举办了一年一度的数字讲故事比赛，为巡回展览提供了更具吸引力的内容。他们也能够跟上视觉新闻的发展：2015年的获奖者之一用智能手机拍下了他们的照片。想了解更多有关成功策划活动和管理其他营销计划的信息吗？获取我们的免费指南，介绍如何创建有效的流程，将您的营销策略转化为结果。图片来源：Evert Elzinga和Werry Crone
