作者：Heather Hurst | Workfront公司营销高级总监***如果你还在用打字机工作，请举手。有人吗。。。布勒。。。布勒？很明显，你不会梦想在2018年把一辆皇家安静的豪华轿车带到办公室。如果是的话，改掉这个习惯会大大提高你的工作效率。不客气。但我敢打赌，你正在使用其他20世纪的技术来管理你21世纪的工作。此时此刻，在数字化世界里，至少有八种方法可以与打字机相当。（别担心，我怀疑有人会指着你笑，他们都被自己过时的工具给困住了。）如果你想提高个人和团队的工作效率，把60%的时间用在除了主要工作职责之外的所有事情上，请浏览一下这个老式的办公工具列表。找出最阻碍你前进的罪魁祸首，并用一个现代化的、自动化的替代品取代它们。过时的工具#1：将电子邮件作为会议日程安排程序给6个人发一封日程安排邮件，要求每个人分享他们下周有空（或没空）的日期和时间，这有什么问题？在回复之前，人们很难看到或吸收其他人的可用性，您必须手动对所有响应进行排序和比较，而且您通常需要多次跟进以确定日期和时间。为了获得更好的结果，确保公司的所有主要参与者以及承包商都使用一个共享的日历系统，比如googlecalendar。一旦系统设置好，所有合适的人都有适当的可视性，安排会议就像点击"查找时间"按钮一样简单。在您选择的时间范围内，所有被邀请者的所有打开的预约时间都会立即显示出来。如果所有的员工都分散在不同的系统上，那又是什么呢？试试涂鸦。此服务允许您发送可用会议时间的调查，被邀请者只需单击几下即可响应，并动态显示其他人的响应。这一点额外的可见性将节省你宝贵的时间，并消除冗长的电子邮件链来回。过时的工具#2：电子邮件作为校对工具我讨厌太多地敲电子邮件。毕竟，它解决了我们过去所遭遇的许多生产力问题。但是，当用于将证据分发给多人审批时，电子邮件可能是一个巨大的时间消耗。每个评论者打开附件并回复反馈，但他们不能同时查看其他人的评论，因此他们很可能重复工作或与其他建议相抵触。此外，一些涉众会点击"回复"，而其他人则会"全部回复"，这会导致多个邮件线程供原始发件人梳理。在一天结束时，发送证据的人必须手动汇总所有的反馈，并伸出手来解决相互冲突的建议。有更好的方法。今天的在线校对解决方案使所有利益相关者能够在一个共享的在线空间中进行审阅和评论，所有的建议都可以一次对每个人可见。如果一个重要的利益相关者没有参与进来，这一点也会立即显现出来。过时的工具#3：纸张规划器你有没有注意到，纸面策划师悄然死灰复燃，就在我们眼皮底下？想想Filofax或FranklinCovey Day Planner，它在20世纪90年代提高了数百万人的个人工作效率，但用贴纸、装饰品和"Washi tape"来装饰。截至本文撰写之时，Instagram上的"计划者"标签下有450万条帖子，而"计划者成瘾者"下有370万条帖子，而且大多数都是这样像这样：Business Insider甚至报道了这一趋势，指出planner在YouTube上装饰视频的浏览量可以达到1万到10万次。许多"计划者成瘾者"承认一次只能维持一个以上的规划师。不管是出于怀旧情绪，还是出于每天用触觉表达创造力的愿望，这种趋势都有一个巨大的问题，除了如此多的计划肯定会妨碍任何实际行动之外。问题是，当然，纸张计划不能与你的桌面或移动设备同步。为了使它们作为实际的计划工具有用，它们必须始终与您同在。如果你的计划书丢失或被盗，没有可用的备份。即使是身边最漂亮的规划师也不能提醒你，你的下次会议30分钟后就要开始了。即使你的名字上没有彩色标记，任何纸质的计划或待办事项都会成为这些相同问题的受害者。而便笺是最糟糕的；它们更零碎，更容易错位，更容易与你的日程安排和任务脱节。没什么好看的。如果你还在用纸和笔记录待办事项列表和约会，那么待办事项列表应用程序（比如Wunderlist或Todoist）和在线日历会帮你省去理智。它们可以轻松地在所有数字设备上同步您需要做的所有事情和您需要到达的所有位置。过时的工具#4:Microsoft Word文档审阅如果您只要求一个人使用"跟踪更改"功能来审阅文档，Microsoft Word非常棒。你可以看到每一个建议和修正，并逐一接受或拒绝。但是如果你让多个人同时审阅一个文档，你突然有了多个副本，每个副本都有一组单独的跟踪更改，你必须梳理并以某种方式组合起来。另一方面，googledocs和其他类似平台将在网上托管您的文档，允许多个审阅者同时编辑文档，并留下每个人都可以看到和评论的反馈。如果您需要对比word文档更复杂的内容（即图形、pdf、视频、网页和其他媒体丰富的资产）的反馈，则最好选择数字校对解决方案。过时的工具#5:Google Chat for Project Questions谷歌聊天和其他即时通讯服务是一个很好的方式，看看谁可以回答一个快速的问题。（如果他们的名字旁边有一个绿点，他们很可能是）这也是一个很好的方法，让问题得到回答，而不必拿起电话或长途跋涉穿过办公室到他们的隔间。Slack和hippchat也有类似的好处。缺点是什么？只有两个人同时知道问题和答案，虽然谈话通常是存档的，但它们不是按工作项目或主题组织的。它们隐藏在你所有其他即时通讯活动的时间序列中，包括那些你本该在电话会议上进行的尖刻的谈话。相反，使用工作管理解决方案中的注释和更新功能。这样，所有关于一个项目的问题都会与该工作的其他细节一起收集起来，为现在或将来与该项目有利害关系的任何人提供记录。过时的工具#6：跟踪工作进度的白板许多Scrum和看板纯粹主义者说，没有什么比一个物理看板板和便笺更好的了。这些有形的工具是丰富多彩和引人注目的，它们反映了所有工作的当前状态，它们很容易更新，而且它们几乎总是位于一个高度可见的中央空间。这就是你需要的所有透明度，对吧？好吧，白板对某些团队很有用，但总有一个大的缺点：它们实际上只对项目团队在办公室时可见（除非您决定在白板上为远程员工培训网络摄像头）。管理人员和其他利益相关者除非真的走进了团队的工作区，否则他们仍然一无所知。相反，寻找一个支持敏捷的企业工作管理解决方案，比如Workfront，在那里你可以使用数字看板来跟踪团队工作。如果您喜欢旧白板的大型物理显示方面，请安装一个大型显示器，在公共区域显示电子板。不如现在就"上船"。（双关语有意。随着远程工作趋势的不断提高，电子跟踪将变得越来越重要。根据我们的第五次年度工作状况报告，38%的企业员工认为在未来5年内远程工作将是司空见惯的事情。过时的工具7：用于管理数字资产的内部服务器信不信由你，48%的创意团队没有使用任何形式的数字资产管理解决方案。至于剩下的52%，许多人使用的是安装在本地的老派解决方案，这意味着它们缺乏基于云的选项所提供的能力和灵活性。如果您的所有数字资产都存储在公司网络上的一系列文件夹中，您的文件可能是可访问的，但它们绝对不是快速和容易找到的。你必须知道文件名或者你希望找到的任何文件的大概创建日期。然后你必须在你的电脑上安装正确的软件，才能打开一半的文件，甚至看看它们是否是正确的。使用数字资产管理（DAM）解决方案，您可以快速查看和查找文件，在不离开界面的情况下转换和共享文件，并通过管理访问和权限确保正确使用正确的文件。健壮的元数据、过滤器和可搜索的关键字使得任何人都可以更容易地集中到他们需要的文件中，而不需要经过人工看门人。过时的工具#8：多个断开连接的工具如果你有六种不同的工具，都保证你提高透明度、洞察力和效率，但它们都没有相互同步，那么你的生产率仍然存在很大的问题。您会发现自己手动将信息从一个系统输入到另一个系统，在不同的系统中重复工作，并在其他效率低下的地方浪费时间。怎么办？在你之前我