政府文件和记录必须随时可查阅，无论是应联邦官员或公众的要求。如果信息保存不正确，所有相关人员都可能会遇到很多问题。云服务和统一通信可以确保联邦文件被编目到一个安全的服务器上。个人账户的秘密在当今社会，互联网用户被电子邮件淹没，从零售到学校和工作文件。在目前的技术下，所有的电子邮件，不管他们去哪一个地址，搭建大数据平台，都可以转发到一个可以从任何设备访问的帐户，甚至可以备份到云端进行安全保管。这为用户提供了无需登录多个帐户即可即时访问其所有电子邮件的权限。然而，并不是每个人都使用这个系统——希拉里·克林顿就是其中之一。据《纽约时报》报道，什么是云，最近，这位美国前国务卿被指控使用个人电子邮件地址进行政府通讯。虽然这看起来不算太严重，但她使用的非联邦账户却让她在秘密交易方面受到了审查。根据《信息自由法》，公众可以查阅政府记录。然而，如果通讯不是使用政府的电子邮件地址，服务器和云服务器，信息自由法就不能强迫克林顿发布她的信息。幸运的是，大量数据，她已经交了5万封电子邮件。《联邦法规电子法典》规定，任何使用非政府电子邮件地址的政府雇员必须确保所有通信都保存到联邦记录保存系统中。然而克林顿没有这么做。她把她的私人电子邮件保密，不作记录。基于云的统一通信本可以帮助她归档她发送或接收的任何消息。短信陷阱克林顿的电子邮件并不是唯一可以从基于云的服务中获益的邮件。据《每日电讯报》报道，美国环境保护局（EnvironmentalProtectionAgency）丢失了一大部分来自政府发放设备的高级官员的短信。近5000条信息已从联邦记录中删除和删除。根据美国环境保护局的档案管理政策，根据科学、空间和技术委员会的一封信，雇员有责任确保任何与政府责任有关的信息都被转达到该局的档案中。然而，与环保局局长吉娜·麦卡锡之间的信息在丢失之前没有进入服务器。有关文本是竞争企业研究所要求的，但从未收到。美国环保署指责是软件更新导致了这些文本的删除，我只是数据，但如果该机构使用了云服务，所有信息都会被备份和检索。相反，麦卡锡和她的同事之间的任何联系都消失了。基于云计算的通信可以方便地访问和备份政府记录，从而使克林顿和美国环保局摆脱目前的困境。