变化是新常态。所有的组织都在经历这一过程，许多chro都看到了人力资源的巨大转变，从提供卓越的事务处理能力到成为数字化转型的架构师，人力资源部门的工作方式也在发生变化。

人力资源是一个组织中文档密集度最高的领域之一–人力资源专业人员平均为每位员工管理30-50份独特的人力资源文档。1许多人力资源部门主要维护纸质员工文档。手动复制、存储、归档、传真的过程非常耗时、成本高昂、成本高昂容易出错。通常，员工文件存储在不同的位置，物联网系统，这会造成更大的效率低下，并使公司面临法规遵从性风险。

随着人力资源文档的数量和种类不断增加，它们正在分布在不同的内部和云系统、应用程序、收件箱以及公共和私人存储设备上。如今，许多组织仍在为管理员工文档而进行手动、孤立和高度行政化的流程，维护法律合规性和确保信息安全。人力资源文档管理解决方案不能满足现代组织今天（和明天）的需求。

通过OpenText引入SAP SuccessFactors Extended ECM

SAP SuccessFactors Extended ECM是一个综合性的企业解决方案，从人力资源文档的创建到处置，安全合规的管理。使用SAP SuccessFactors Extended ECM，您可以更轻松地创建和管理所有人力资源文档，确保完整的员工记录，并设置访问和控制权限—所有这些都可以从一个集中的位置进行。而且，记录管理有助于确保遵守法律法规要求。因此，SAP SuccessFactors Extended ECM使人力资源组织更加高效，提高人力资源生产率并降低风险。

图1:SAP SuccessFactors主页–通过SAP SuccessFactors主页上的互动程序访问SAP SuccessFactors Extended ECM。

创建员工文件的完整数字记录。

建立并维护从雇用到退休的所有员工的完整数字记录。利用SAP SuccessFactors Extended ECM，内容可以数字化，存储在中央安全的存储库中，并与员工的文件相关联。从一个单一的角度来看，您可以简化所有人员和申请人文档的处理、管理和保护，从而简化HR流程。通过全文搜索和分层文件夹结构，您可以快速检索所需的所有相关信息和文档。您还可以从一个集中的解决方案中快速方便地查找、标记和归档文档。利用SAP SuccessFactors基于角色的权限，您可以帮助确保只有授权用户才能通过自助服务门户上载和查看文档。而且，只要按一下按钮，您就可以在需要时报告和收集任何和所有员工文档—按办公室、国家/地区、团队报告，或任何SAP SuccessFactors定义的组。

图2：员工工作区-在一个数字员工文件中快速查找员工文档，物联网竞赛，通过安全访问所有员工信息的中央存储库。

确保符合精简、安全和合规的记录管理。

使用SAP SuccessFactors Extended ECM，您可以限制合规风险并提高人力资源生产率。根据您所在的组织、国家或地区，存储在员工文件中的文档类型可能会有所不同。此解决方案允许您设置规则，大数据研发，定义特定文档类型是否必须保留在员工的文件中，并设置文档的有效期，所有这些都可以从一个中心视图进行。这些规则随后应用于添加到员工文件中的所有相同文档类型。您可以根据本地和区域管理标准创建自动保留策略，您还可以根据特定于国家和地区的法规管理员工文档。超过定义保留期的员工文档可以通过HR工作流删除，并提供适当的批准和审核信息。该解决方案还可以检测文档是否丢失或过期，并在这种情况下通知员工和您的人力资源团队，使您能够纠正这种情况。

图3：文档完整性检查–通过文档完整性检查轻松识别过期和缺失的员工文档。

交付世界一流的员工有动态人力资源沟通的经验。

快速轻松地创建个性化的全球员工信函，并自动将副本存储在员工档案中。集中化的模板库使管理和更新模板变得简单快捷，并确保文档样式和品牌一致性。文本资源库使得预先开发的文本可以在授权用户之间重用和共享，从而提高操作效率。员工可以自行生成单据，如入职证明函、损益表等，HR可以批量生成针对每位员工的唯一单据，如薪酬报表、奖金（权益）函、全球派遣函、晋升函等。生成的所有文档都有版本控制，有助于确保每个人都知道员工文件中每个文档最相关的迭代。将文档发送给员工后，应用程序会自动存储一个副本，捕获员工文件中的完整审计信息。

图4:HR模板设计器-使用模板设计器构建和更新文档模板。

在所有环境中都能成功运行。