当我向法律团队讲述他们部署企业合同管理平台的经验时，最常见的好处之一也是最基本的好处之一：合同模板更少。在今年早些时候的一次网络研讨会上，一位Icertis客户指出，在通过Icertis合同管理（ICM）平台获得更大的合同可见性后，他的公司如何能够将采购协议模板的数量减少71%。为什么减少合同模板是件好事？首先，如果你有太多的合同模板到处浮动，它们就不再是模板了！合同审阅者必须像以前从未见过的合同一样仔细阅读合同，因为事实是，他们可能没有在存储库中的数百个模板中看到它。这会减慢交易速度，并使公司面临风险。这听起来像你的组织吗？您是否试图通过更好地使用模板存储库来实现速度和一致性？如果你正在考虑一个合同模板合理化练习，这里有一些小贴士，在你采取这项措施时要记住。1识别、捕获和分类整个企业中的所有模板。合同模板常常隐藏在企业的三个环形活页夹、硬盘、电子邮件收件箱和文件柜中。因此，合理化模板库的第一步是将所有模板整合到合同生命周期管理（CLM）平台中的单个存储库中。一定要搜索共享驱动器和SharePoint站点。另外，想想那个特立独行的销售人员，他/他有一个模板库，这些模板一直在使用，而且多年来没有经过法律团队的审查！考虑赞助"合同模板特赦周"，每个人，包括特立独行的承包商，将正在使用的合同模板发送到一个中心位置进行审查。一旦您完成了识别所有正在使用的模板的艰苦工作，您将需要对它们进行分类。分类必须反映业务现实和目标。一些组织将根据合同类型对合同进行分组；其他组织则将重点放在地理位置、业务单位或子公司上。人工智能的能力现在可以在规模上自动化合同元数据的提取，使这项工作更加快速和准确。2使模板尽可能简单。一旦缩小了模板的范围，还可以考虑简化其中的语言。"不是真正的模板"的一个主要问题是，它们通常比需要的复杂得多。条款和条件可以添加到合同中，以满足单个交易的需要，然后无限期地留在"模板"中。这给需要法律专业知识来解决的合同增加了许多复杂性。订约界一直在讨论如何使合同更容易理解。这样做的目的是，如果一份合同更容易理解，那么合同的执行速度就会更快，而且双方承担的风险也会更小，因为双方都知道他们到底在同意什么。通用电气航空（GE Aviation）在部署使用高中生能够理解的语言的简单语言合同方面掀起了轩然大波。简化合同的另一个创新可以在可视化合同中找到；例如，空中客车公司在其NDA的可视化合同方面做了一些惊人的事情，这使得供应商更容易理解这些文件。模板简化与这些其他工作完全一致。通过简单地删除所有不必要的语言，您将使典型的合同变得更短，并且每个人都更容易理解。三。制定定期审核模板的时间表；使用数据监控模板的使用和标准条款中的偏差。企业必须遵守纪律，定期审查其合同模板，以确保法规遵从性、一致性和利用率。是否存在需要更新模板的监管变更？某些子句是否已过时，但仍保留在模板中？（我经常听到关于合同还包括千年虫问题的笑话！）考虑使用合同管理软件来帮助您识别与标准条款的偏差。根据这些数据，也许是时候修改合同模板，以反映这一新标准。客户如何使用ICM控制其模板ICM平台为企业提供了合同真实性的单一来源。他们可以分析正在使用的模板以及合同库中存在冗余的地方（在NDA上不需要30个不同的版本！）然后，法律团队可以着手设计简化的模板，并通过基于云的模板库在整个企业中部署它们。当确实需要将子句添加到模板中时，可以使用子句库，这样语言也可以保持标准化。该软件还可以让用户更容易地找到适合自己的模板。在这里，地图软件的世界领先者Technologies能够将采购模板减少71%（从60个减少到17个）。此外，通过平台中嵌入的一个简单的问卷调查，legal允许用户在启动合同时找到正确的模板。"个人可以登录到系统，回答几个问题，关于他们试图为公司寻找什么——是服务，还是产品，只要回答几个问题，就可以为他们生成正确的模板，"这里的法律和知识产权主管Simon Anolick说。合同模板管理是一门艺术，而不是科学。好消息是合同管理软件可以帮上忙。一个简化的合同模板库只是触及了企业合同管理平台向法律部门提供的权力的表面。尽管如此，对于部署合同管理软件的法律团队来说，这是一个快速的胜利，并且能够为企业带来真正的价值。通过减少流通中合同模板的数量，并确保这些模板包含所需的最低语言量，法律部门可以加快业务发展，防范风险，优化合同签订，不仅是为自己，也为业务用户。