为什么状态会议有这么糟糕的名声？原因是多方面的，但其中最主要的一个事实是，大多数团队成员在任何给定的时间都要处理多个项目。如果这些项目中的每一个都需要每周召开一次状态会议，并且每个状态会议持续2个小时，那么每个员工每周都可能很快失去一整天的生产力。一位软件开发人员在一篇题为"请停止召开项目状态会议"的帖子中痛苦地阐明了这个问题代码项目.com:"对我来说，让这些会议如此可怕的是，我只积极参与两三分钟。在剩下的时间里（一个半小时，或者更多，一周一次，在我的上一个项目上），我并没有真正参与正在讨论的内容。我是俘虏。我既不能对讨论作任何有益的评论，也不能从中获得任何有用的见解。"幸运的是，还有更好的方法。请继续阅读以下六个简单的提示，它们将帮助团队领导者和项目经理减轻状态会议带来的痛苦，并从提高生产力中获得回报。当你在做这件事的时候，看看你能不能揭开我们并不那么隐秘的议程。1选择正确的频率"有一个神话，因为一个项目存在，一个状态会议必须存在。这种想法的问题在于，它使人们在一周内不能有效率amanet.org网站.如果你的状态会议过于常规和可预测性，团队成员通常会根据会议进度调整他们的动力，只完成需要汇报的事情，物联网平台，然后在下次会议之前忘记项目。费城大型制药和医疗保健项目的高级项目经理帕特里斯·恩布里（Patrice Embry）说："我们的目标是创造一种协调和协作的感觉，因此需要时间间隔来实现这一目标。"。时间间隔应该是流动的和灵活的。她继续说："对我来说，这实际上取决于我们需要多久见面一次，以确保我们团结一致，双方都能很好地处理发生的事情。最有可能的是，随着项目周期的推移，这种情况会发生变化。我们可能从两周一次开始，但到最后，我们可能每天都会接触热门商品。"请注意，"每天触摸热物品"不需要所有人都在甲板上，也不必亲自动手。2会议之间的沟通"我非常相信过度沟通。这并不可笑，但我喜欢确保任何需要它的人都能得到这些信息，"Embry说。她首先发现客户喜欢如何与客户沟通，是通过电子邮件、电话还是项目管理软件解决方案，然后她利用这个系统让每个人都处于循环中。在没有专职项目经理的团队中，更不用说允许个人声明他们的个人通信偏好了，今天的软件解决方案可以是一条生命线。如果团队中的每个成员都定期登录到同一个在线环境来跟踪时间、协作、发布更新、审阅可交付成果以及分配和接受任务，那么项目状态就很少有问题了。如果利益相关者得到了适当的访问权限，他们可以随时来看看事情进展如何。无需等待下次会议或发出"进展如何？"电子邮件。但要使这些系统成功，团队领导必须确保每个人都定期、一致地并按照既定的公司协议使用所选工具。三。做好准备准备不仅仅是为了童子军。据迈克尔·西斯科techrepublic.com网站一个精明的项目经理利用状态会议不仅仅是简单地了解项目的进展情况。一个好的项目经理在会议之前就已经知道了。会议实际上是一种工具，帮助项目经理推进项目，并就可能影响交付成果的关键问题对团队成员进行指导。"如果有一个工作管理软件解决方案，那么团队中的每个人都会在会前对状态有一个相当好的掌握。但这并不意味着项目经理或状态会议变得无关紧要；它只是意味着会议时间可用于简单的循环"这是我本周所做的！"声明。相反，团队成员可以围绕愿景和目标进行调整，识别并消除瓶颈，并根据需要进行纠正。Embry说："一个明确的时间期限，一个不仅仅是稀疏的要点的议程，以及在会议结束前应该决定或解决什么的声明（明确的下一步措施，关于A或B设计的决定，等等）在会议召开之前就发出，大数据风控，这些都是非常有帮助的。"在讨论开始时，先说‘好吧，我们要到下午3:00，今天我们有五件事要做，所以我们马上开始吧’也很有帮助。"4坚持议程如果你注意到技巧3，你至少会有一个议程，仅此一项就可以使你的状态会议从大多数其他状态会议中脱颖而出。但这还不够。您还需要管理议程的参与者。不要让团队成员占用时间进行非主题的头脑风暴、审查或修改可交付成果，或解决只涉及会议室中一到两个人的冲突。这些主题应该在脱机或其他会议中处理。"当有人开始偏离话题，或者我们的时间不多了，"Embry说，"我戴上我自嘲的项目经理的帽子，然后说，‘作为项目经理，我的法律义务是让你知道我们只剩下5分钟了。’这通常会让人咯咯一笑，并重新燃起一种紧迫感。"5记笔记"没有某种记录信息的方法，状态永远不会发生，"Embry说，"不管是电子表格、文档还是项目管理系统中的列表，不管是什么，只要能完成任务。这对每个人来说都是非常有帮助的。"当然，建站论坛，电子表格和文档也有局限性，尤其是只有创建它们的人才能访问它们。像googledocs这样的共享在线文档更进一步，允许整个团队轻松地查看、贡献、打印和共享信息。更好的是工作管理系统，它不仅可以存储信息，还可以：发送自动提醒反映到目前为止完成的项目百分比按百分比计算还有多少工作要做生成报告使后续任务更容易分配给不同的个人与其他系统无缝集成，如电子邮件和谷歌文档Embry还提倡使用一个"运行状态表"，列出每一个新的决策，这些决策又是在团队用来沟通和协作的任何中央系统中获得的。当你的利益相关者对你的项目的参与度波动很大时，这种列表特别有用，云服务器好吗，但是他们有能力让一切看起来随意地停止。我们谈论的是一位高管经理，他让你一个人呆上几个星期，然后时不时地问他已经问过的问题和他已经做出的决定。对于这样的涉众，定期以他或她喜欢的沟通方式提交"运行状态表"可以避免干扰。6别叫他们状态会议了在一篇文章中，这似乎是一个奇怪的提示，它明确地说是关于提高状态会议的有效性，但它可以是一个惊人的强大的方法来重新调整团队成员的期望值。帕特里克·塞姆节奏系统网说得最好："你选择召开这次会议的力量太大了。你所说的为即将到来的每个人定下了基调和期望。如果你不做其他事情，至少把你的会议改名为每周调整会议。我们不再需要"按身份死亡"。我们需要讨论解决方案，并在执行过程中进行必要且往往是关键的调整，以便我们能够实现本季度的目标。所以就这么说吧！"除非你的会议目标真的是要对项目目前的状况达成共识，而不是做出战略决策，利用时间进行协作和改进，否则称之为"状态会议"更为合理。即使是稍微转向"同步会议"也会产生不同的效果参与者心中的期望。秘密议程泄露如果你坚持到这篇文章的结尾，欧洲云服务器，你可能已经发现了我们隐藏的议程：彻底消灭所有的公司地位会议！嗯，不完全是。事实上，我们希望看到状态会议（或任何你在技巧6中选择的称呼）在企业生活中占据一个更高、更受尊重，而且是的，罕见的位置。时代变了。在项目状态电子邮件、工作管理软件、共享的谷歌文档和电子表格、即时消息、甚至文本上，有许多更方便的方式可以互相更新。而且这些方法也是可归档的和可搜索的，这是你不能说的关于在会议室桌子周围口头截击的更新。通过重新聚焦状态会议的目的并减少会议次数，你可以利用宝贵的面对面时间来合作讨论你想去的地方，而不仅仅是解释你现在在哪里（打哈欠）或者描述你已经去过哪里。