Sopheloy咨询公司总经理***自2009年Cella Consulting成立以来，我们公司一直在推动工作场所采用工作管理工具，以最大限度地提高效率并控制项目流程。根据一项内部创意机构的调查，大约62%的团队在使用工作流技术。如今，这个数字已经上升到79%，对于人数超过50人的团队来说，这个数字甚至更高（93%）。显然，绝大多数公司都了解工作管理工具的好处，但这并不意味着建立和运行一个新系统很容易，更不用说说服每个人都使用它了。在我的职业生涯中，我已经在不同的公司推出了七种不同的项目和工作管理工具，使用了多种方法。我可以告诉你，有一件事绝对无助于吸引用户：乞求、恳求或大喊"请使用它！"那么什么有效呢？让我们从基础知识开始首先，您必须找到适合您需要的工具和配置。如果不勾选这两个框，你将永远无法获得广泛采用。其次，一旦你确定了一个工具，花点时间去了解它。不要妄想它就像学习Excel一样，你在使用它的过程中会发现它。这与这类工具不一样，它们都是超级灵活和超级复杂的。一个高度可定制的工作管理工具只会把你输入的信息放出来。"垃圾输入/垃圾输出"的陈词滥调在这里确实适用。因此，重要的是要帮助你的团队明白，他们既需要有目的地投入什么，也要留心他们想从中得到什么。第三，你需要对你的实施有耐心。将您的软件安装和整个团队和公司的最终采用看作是一系列需要解决的挑战。没有人能够确切地告诉你你团队的挑战清单上会有什么。每个人都会有所不同。但下面是我遇到的常见挑战列表，以及一些有用的解决方案。解决方案1：从简单做起。您会听到很多"将您的流程放入工具中"，但这可能会导致过度定制。当您在第一天过度定制时，该工具将变得非常复杂和具有挑战性，这将降低采用率，并使其更难与该工具一起成长。无论你今天在系统外做什么，都不一定是你明天在新系统内做的事情。这是一个很好的机会，让你退后一步，思考你可能想做什么，以及它在技术中的工作方式，而不是简单地模仿你目前正在做的事情。同时请记住，就像任何软件工具一样，第一天的情况与三个月后的情况不同。准备好以对你有意义的方式开始。保持它的小而简单，并允许您在实现其他特性时，随着时间的推移，您对该工具的参与度会不断增加。耐心点。真正专注于你的最终目标是什么，并朝着这个目标努力。解决方案2：使用井涌启动。请记住，要成功地设置实例，您需要做出的许多最重要的决定都将在最初几周内完成。您正在为您在工作管理工具中的剩余经验创建架构，因此在流程开始时要彻底而有意识地进行，尤其是在"启动"时启动是一个非常大的Excel表格，它在第一天编码到你的工作管理系统中。您可能有所有团队成员的姓名和角色。你可能有你所有的活动项目。你可能有一些历史数据。把所有的信息收集起来，然后清理干净。请记住，您将从这些数据中获取报告，因此第一次正确地获取报告至关重要。如果你在这过程中遇到了问题，可以提出问题。有那么多人可以提供帮助，包括软件供应商自己，以及行业内的专家或顾问。专家可以帮助您计划实施，以便在第一时间获得正确的数据。解决方案3：实施申请表-与审查人员一起。我们从不同的人和团队得到了很多工作要求。一种保持一切组织和高效流动的方法是建立申请表。但你的工作并不是到此为止；你还必须考虑在提交请求之后会发生什么。他们是去一个人，还是一个团队？它们如何成为项目？我建议，当你有你的录取程序，你建立一个潜在的审查小组，这些要求。该团队将把他们送到适当的地方，每个渠道或职能部门可能会有一个人。通过提前考虑这个过程，您将能够避免瓶颈、缺少项目请求以及其他潜在的相关问题。如果您不确定如何测试您的请求表单，我建议您首先在管理沙盒功能中构建它，这样您就可以在不中断实时环境的情况下进行练习。解决方案4：坚持几个核心模板。工作管理软件最大的优点之一就是能够创建模板。但我要警告你：不要屈服于为每种可能的工作类型创建不同模板的诱惑。一开始很有诱惑力，似乎可以节省很多时间！问题是，你可以很容易地建立几十个不同的模板，所有的模板之间只有细微的不同。如果其他部门开始使用该工具，您可能会很快发现模板列表变得难以使用。太多的模板也会导致严重的内部混乱。相反，寻找你想要跟踪的内容的一致性。如果每个作业以相同的方式打开和关闭，则制作一个打开和关闭作业的模板。如果您有跨不同项目的特定功能块或步骤，请为这些特性或步骤创建一个模板。这些模板的工作原理类似于乐高积木，允许您将一个或多个模板添加到项目中。您可以按照可交付成果的方式连接和自定义它们。保持简单，并聪明地知道如何将它们组合在一起。解决方案5：将工作分成几层。一种解决方案是将您的工作分为多个层次，并相应地设计流程。第1层是你的高层战略和概念性工作，你需要大量的头脑风暴和思考时间，以及大量的利益相关者的参与。第二层是你把第一层的概念拉下来，并将它们应用到个人交付物上，比如将大型活动的主题应用到视频或横幅广告上。这一层需要较少的思考时间，但通常有更多的级联任务和批准。Tier 3包括那些可重复的生产级任务，例如在线竞赛的最新条款和条件，这些任务实际上不需要任何创造性的影响和很少（如果有的话）利益相关者的监督。将你的项目组织成这样的层次有助于你获得最大的时间效率。根据我的经验，第1层非常适合敏捷方法，第3层非常适合看板，而第2层则是一种混合体。但是请记住，您可以将敏捷原则和仪式应用到瀑布式方法中，在保持成本约束的同时获得通信效率。一旦你完成了你的项目，并且你意识到这是一个什么样的过程，以及如何处理它，那就是你开始构建你的任务的时候了。解决方案6：简化任务。如果你记得你的工作管理工具是用来帮助你控制你的项目，而不是你的过程，那么你就更容易远离杂草，避免制造不必要的任务。当我第一次推出一个工作流工具时，我意识到了它的功能，于是我列出了一个创建横幅广告的任务列表，其中有250多行。这是一件美丽的事！它确切地告诉了你该怎么做，一直到"去服务器找到文件（2.5秒）"，正如你所想象的那样，这个机构引起了一阵骚动，这是一次很好的学习体验。在构建任何项目中的任务时，扪心自问：在我的环境中，团队能容忍什么？我真的需要知道在每个单独的任务线上花费的时间，还是我只需要在每个阶段花费的时间？如果您可以通过将项目划分为5-6个任务行（而不是几十个）来捕获所需的数据，请始终选择更简单的选项。解决方案7：为报告构建想要马上意识到新工具的好处是正常的，但是你需要现实一点。为了获得真正可行的数据，你的团队需要6个月的时间来持续使用这个工具。这是无法绕过学习曲线的；你有很多数据，你将不得不规范化，并通过"垃圾输入/垃圾输出"的变更管理过程。所以做好准备，准备一段时间。记住这一点，不要试图从第一天就创建和定制所有报表。首先，熟悉标准报告。找到一个最接近你想要的，然后运行这个报告。看看它对你有什么用。然后编辑该报告，将其调整为您想要的样子。此过程将使您熟悉报表工具的功能和可能性，帮助您确保从正确的字段获取数据。不要害怕寻求帮助。例如，Workfront有一个令人惊讶的耐心的服务台，可以引导您完成它。他们甚至可以从另一个用户那里得到一个已经构建好的报告，可以上传到您的系统中，从而节省您的时间和精力。记住你为什么想要它。我们都梦想着这种即插即用的解决方案，它可以神奇地解决我们所有的问题，立马就可以解决。但这永远不是现实，所以请不要太快对一个新的软件实现感到沮丧。记住你以前的痛点是什么，你想解决什么