这篇文章改编自iDoneThis的新电子书《你对管理一无所知》。为什么我们继续开不好的会议？它们耗费了宝贵的脑力、时间、精力和生产力。看看这些数字：哈佛商学院（Harvard Business School）教授南希·科恩（Nancy Koehn）在接受Marketplace采访时说，美国每天有1100万次会议，相当于每年40亿次会议。科恩指出，超过50%的人说，他们参加的会议有一半是徒劳的。那就是每年20亿次无效会议！据贝恩公司（Bain&Company）称，大多数会议，确切地说，有三分之二的会议是在做出决定之前结束的。那么，大数据分析培训，为什么我们要不断重复这种不健康、毫无成效的行为呢？Koehn解释了为什么即使是我们中最聪明的人也会继续举行毫无结果的会议的简单原因：习惯。坏习惯是超乎常理的，根深蒂固的行为，我们往往根本没有注意到。但是人们总是通过不断地努力改善而不是重复来克服坏习惯，而且，继续那些实际上不能推动你的组织或员工向前发展的实践是不负责任的。"效率最低的人通常是最喜欢召开会议的人。"—托马斯·索威尔改变我们糟糕的会议习惯意味着批判性地思考他们的目的。会议不是用来讨论可以记录的信息，如状态更新、电子表格或错误报告。正如Pinterest的工程主管MichaelLopp所说，大数据分析培训，他们是用来讨论的，"什么是重要的，你本周、本月和今年关心什么。哪些有效，哪些无效，哪些将被修复。"会议如果做得好，是进行建设性对话、解决问题、制定计划和作出决定的有用工具。纠正坏的会议习惯有一些常见的解决办法，例如坚持规定的开始和结束时间、议程和计划；参加有特定目标的会议；限制会议室的成员。这三种鲜为人知的方法有助于提高会议的质量而不是数量。设定会议节奏过度依赖会议是将会议视为一种无限的、免费的资源的结果，尽管会议是要付出代价的。他们的普遍存在部分原因是，不经意地召集会议是多么容易。如果不分青红皂白地安排会议，可能会极大地破坏您的工作效率和流程。所以考虑一些限制：限制他们的日程安排。指定特定日期为"无会议"或"会议日"。当你对会议频率设置限制时，人们的注意力就可以集中起来。以Twitter和Square联合创始人杰克·多西（Jack Dorsey）为例，他指出了意外带来的压力。在你的日程安排中设定一个节奏可以避免一些紧张。他留出星期一开会。Buzzfeed总裁兼首席运营官乔恩•斯坦伯格（Jon Steinberg）也是如此，他受到多西的启发，设定了会议节奏。他认为周一是他的"内部会议日"，除了故意安排周二和周四为"不开会"日外。把公司范围扩大。例如，体式，星期三没有会议。联合创始人达斯汀·莫斯科维茨解释说，每个人都需要一定的结构和节奏来集中精力。保罗•格雷厄姆（paulgraham）的一篇文章很好地阐明了这一点：制造商的时间表，经理的时间表。要点是，制造者在他们的流动时间中受到了极大的干扰。经理们通常习惯于一天的日程安排，所以他们很容易扰乱别人的日程安排。制造商也会互相伤害。与许多公司不同的是，在Asana，我们通常希望我们的经理也能在某些时候成为创造者，所以他们需要一个结构来确保他们也有一些流动时间。把东西写下来，云上，取消演讲。亚马逊的杰夫•贝佐斯（Jeff Bezos）在高管会议开始时绝对不说话。在任何谈话或讨论开始之前，每个人都会安静地坐30分钟，仔细阅读6页打印的备忘录。在会议上一起阅读可以保证每个人都能全神贯注地关注手头的问题，因为事先发出的材料很少会提前读到。真正的魔力发生在会议开始之前，当作者在写备忘录的时候。写作迫使备忘录的作者对他们想表达的内容进行真正的推理，花时间思考棘手的问题，并提出清晰而不具说服力的论据。贝佐斯还禁止在会议上使用PowerPoint演示文稿，这就消除了简单化和模糊的要点逻辑。贝佐斯解释道："完整的句子更难写。[…]他们有动词。段落有主题句。没有办法写一份六页纸、叙述性结构的备忘录，而且没有清晰的思维。"把写作作为一种媒介，把自律和个人反思变成一个分散的过程。亚马逊的高管们把这些六页纸的备忘录称为"叙述"，这是有道理的。有一个故事：一个需要解决的冲突和解决方案的总结，创新，以及要达成的客户满意-为会议提供方向。具体来说，故事有四个主要元素，如2003年在亚马逊工作的Pete Abilla所述：[六页的叙述结构]就像论文答辩：上下文或问题。回答问题的方法-由谁，用哪种方法，以及他们的结论你回答问题的尝试与以前的方法有什么不同或相同现在呢？-也就是说，it对客户、公司有什么好处？这个问题的答案如何代表客户实现创新？即使有时间阅读材料，会议也可以专注于产生有价值的讨论：提供共享的背景，深入研究特别有说服力的数据和见解，也许最重要的是，进行有意义的辩论。从Winsw开始，虽然改善会议的传统智慧是缩短会议时间，但LinkedIn首席执行官杰夫•韦纳（Jeff Weiner）花时间开始每周员工会议，并采取了一项新颖的举措。在开始集中讨论商务话题之前，韦纳要求在座的每一个人分享他们过去一周的"胜利"——"一次个人胜利和一次职业成就"。这种非传统的技术利用了进步原则，即进步是最有力的动力。分享胜利是开始会议的一种激励方式，数据可视化大屏，通过让人们保持积极的心态来解决问题并进行建设性的谈话，使他们集中精力。很多时候，会议变成了无益的、重复的抱怨。消极和挫折让人无法抗拒，不仅打断和削弱了对进步的感觉，而且倾向于坚持很久。难怪会议会演变成抱怨的会议。每个人有时都需要好好发泄一下工作，但开会通常不是这样做的地方。庆祝和分享你的胜利，通过建立积极的基调来消除消极偏见，并在房间里注入有用的能量，鼓励每个人以积极的心态钻研问题和解决问题。Exechere提供的更多会议提示是关于更好、更少会议的一些快速建议：明确目标。每一次会议都有明确的目的和结果。把这个写下来。不要默认开会。如果你的目的仅仅是传播信息，那么就完全避免它们。例如，您可以将状态更新从站立会议移动到异步通信工具。把会议留到需要讨论、互动和对话的时候。做一次会议审计。衡量在信息、更新、后勤和管理上花费了多少时间，这些可以用其他方法和工具完成，而不是实际花费在解决问题、协作计划和头脑风暴上的时间。你的听众必须在那里才能达到目的吗？通过使流程可见，坚持议程。Facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格（Sheryl Sandberg）有一个螺旋式笔记本，上面有讨论要点和行动项目，在讨论时把它们划掉。这个过程的显示是一个屏蔽，以防止切线或杂乱无章。设定时间限制。帕金森定律，即"工作扩展以填满可供完成的时间"同样适用于会议，因此限制可用时间将防止那种占据你日程安排的会议蠕变。例如，雅虎CEO玛丽莎·梅耶尔（Marissa Mayer）就有10分钟的会议窗口可供预订。限制分心，包括舒适。在门口检查智能手机，或者站着开会，以吸引人们的注意力和注意力。试着设置一些装置，防止你坐在书桌旁，退房，不注意老师的课堂环境。托马斯·索厄尔（Thomas Sowell）的观察认为，"最没有效率的人通常是最喜欢开会的人"，虽然很有趣，但却让人感到痛苦。但是，快云服务器，像任何工具一样，如果明智地运用，会议实际上是富有成效的。你有什么小贴士或方法可以减少和集中会议的时间？在一本免费的电子书《你对管理一无所知》中，继续阅读如何在更快乐地工作而不是更努力地工作的同时推进你的职业生涯。图片来源：会议照片由公路局提供。杰克·多西照片由JD Lasica提供。杰夫·贝佐斯照片由埃丝特·戴森提供。杰夫韦纳照片由LinkedIn提供。谢丽尔·桑德伯格照片由《财富》现场媒体提供。