如果你是一名销售代表，在流感大流行期间给潜在客户发邮件，那么你就在收件箱中争夺注意力，而收件箱从来没有这么拥挤过。虚拟交流现在是"真实的"交流，两个主要趋势使你更难脱颖而出。

首先，在《经济学人》称之为"可能是电子邮件"的趋势中，根据哈佛商学院的这项研究，会议越来越短——缩短了20%。第二，同一项研究表明，在流感大流行中，电子邮件发送的次数增加了（5%），平均收件人增加了（3%），下班后发送的次数增加了（8%）。

你如何在这片电子邮件的数字海洋中大放异彩，当人们的收件箱满满的时候吸引他们的注意力？让我们看一看。

保持简短

假设你的潜在客户和客户的注意力持续时间较短，并做出适当的回应。普华永道咨询负责人迈克·胡迪（Mike Hoody）建议减少用词，减少拘谨，在电子邮件中更加直接。

"直截了当，说出来，两句话，得到你的答案，"他说。

Salesforce客户主管瑞安·奥特（Ryan Ott）说，他的电子邮件只提到一两件重要的事情。他稍后在电话中谈到其他话题。在COVID-19之前，他可能已经发送了超过五个问题或行动项目。

"我尽量让他们更容易理解和消化，这样他们就不会打开邮件，只是说，‘我稍后再讨论这个问题，’"他说。

少一些措辞并不意味着少一些工作。你可能需要更仔细地考虑哪些信息或行动项目需要优先考虑并包含在电子邮件中，而哪些内容需要留待以后使用。

如果你在简洁地传达信息方面遇到困难，模板可以帮助你集中精力。奥特说，他有时会写一个模板，他重新工具和个性化，这取决于他说话的人。他还与他的团队分享这些模板。

您的公司或团队也可以创建模板，以帮助确保围绕某些产品或主题的信息一致。例如，有时，一家公司可能希望听起来不那么"推销"，而使用一个模板可以帮助你找到正确的基调。

直接通过电子邮件安排会议

就像你不希望潜在客户和当前客户看到一封很长的电子邮件并决定稍后再查看一样-只是忘记了-你也不想给他们带来困难安排与你交谈的时间。

电子邮件日历的整合通过减少时间的反复，使会议更容易协调。Ott使用Salesforce的Gmail集成功能，让电子邮件收件人只需在电子邮件上单击一下，就可以接受他们喜欢的会议时间。

"我只是让他们只需单击时间进行连接，并尽可能减少客户安排时间的摩擦，"他说：

在正确的时间发送信息

在错误的时间收到的电子邮件会被掩埋或遗忘。安排电子邮件-Salesforce平台上的一项功能-允许您选择未来发送电子邮件的正确时间，提高收到回复的机会。

但是，发送电子邮件的正确时间并不总是一个简单的答案。这真的取决于你的客户想要从你那里得到什么。

"对于一些客户来说，他们想要的是值得信赖的顾问，即时的满足感，"这意味着他们可能享受即时的回应，"但是其他客户，可能更少，"生产力和人工智能产品负责人Austin Tam说，谁的团队负责Salesforce的生产力整合工作。

在后一种情况下，反应太快——比如说，在周六晚上——可能会让你显得过于热情。（更不用说，有些人就是不喜欢晚上或周末的工作邮件。）

一个好的经验法则是，你可能希望避免过于繁忙的日子。谭说，通常最好在周中发邮件，而不是在周一。

另一个是人们在早上开始工作的时候查看邮件，奥特说。虽然他在白天写邮件时会发回复邮件。

最终，你知道你的账户。也许对一些顾客来说，最好的时间是他们吃完午饭回来的时候，或者是他们结束一天的工作的时候。无论如何，你的计时应该是有意的。

计时也是关于节奏的。当你没有收到潜在客户的回信时，你多久会跟进？你可以尝试测试不同的节奏，看看什么样的沟通节奏能得到更好的反应。

打破信息孤岛

如果你发送电子邮件，却从未在你的客户关系管理（CRM）平台上记录信件，你真的与该客户沟通了吗？

储存在电子邮件中的信息很容易从其他相关数据中孤立出来。当这种情况发生时，在同一客户上工作的同事可能看不到您与客户的通信，并发现他们正在查看不同的信息集。因此，他们可能会做出不同的假设，这可能会导致团队内部的混乱和冲突。

Salesforce会自动记录电子邮件提交，因此您不必这样做。普华永道咨询负责人迈克·胡迪说，通过与Gmail的扩展集成，您可以自动查看电子邮件内容与Salesforce现有客户信息的连接情况。普华永道是整合的早期用户。"它就在那里，所以你可以在（Gmail和Salesforce之间）移动，而不必明确地这么做。"

找到平衡