使用基于云的应用程序可以为员工提供新的协作方式。但随着公司向云端发展，人们在充分利用新技术的潜力之前，通常会坚持旧的做事方式。

对于G套件的新用户来说，有一件事可能会让他们停滞不前，那就是"共享"的概念。无论是否有意识，传统的工作方式（如基于桌面的软件）都会鼓励人们把信息保密。例如，人们只能创建文件的孤立版本，购物返现网，而不能跨部门共同创建内容或公开共享信息。它应该默认鼓励信息共享。对于那些新加入G套件的人来说，这里有一些关于分享的常见问题和简化过渡的技巧。为什么共享文件时有三种不同的选项？

G套件让您负责信息共享的范围。使用三种不同的权限级别，您可以指导其他人如何与您协作处理项目。以下是一些很好的经验法则，在你做之前要考虑。

不管你最初设置了什么权限，请放心更改文档的权限级别是很容易的，你可以随时这样做。

2。我应该什么时候使用链接共享？

当大量同事需要访问某个文件时，链接共享非常有用，企业应用开发平台，例如，如果您希望共享内部新闻稿或电子邮件通讯组列表中的文档。

对于需要快速关注的非敏感文件，您还可以打开链接共享，以便公司中的任何人在单击链接时都可以看到您的文档。例如，如果一个人被添加到一个嵌入了链接的电子邮件线程中，他们就可以访问该文件，而不必发出正式请求。当然，当您共享这样的链接时，您始终可以选择允许"仅查看"访问，企业交流软件，这样个人就无法编辑您的文档（他们也无法看到文档中的注释）。如果同事需要插话，他们可以随时请求访问。

对于防止过时数据或信息的传播，物联网的应用有哪些，拥有一个单一的项目真相来源至关重要。因此，启用链接共享是一个很好的方法，可以防止在人们不知道某个文档已经存在的情况下"分叉"同一文档的副本。说到这里，我怎么知道什么时候信息过时了（或者让别人知道）？

首先，得益于版本历史，您可以看到对文档所做的每一次编辑。第二，智能物联，如果文档已过期，可以在文档顶部添加文本以提供上下文，例如"此文档可供历史参考"。请参考[X]链接，"

无论你做什么，删除文件前都要三思而后行；了解想法的来源很重要，将来有人有类似想法时，可以参考过去的工作。谷歌文档、表格和幻灯片中的空间是免费的，所以它实际上是零成本的。如何锁定敏感信息？

与传统电子邮件环境中的共享附件不同，您拥有的共享文件始终由您控制。您可以通过单击来调整权限或撤消访问。在G套件中，有许多方法可以让您负责处理数据。这里有一些例子。

查看这篇文章，了解更多关于G套件数据安全的建议。

公平分享

对于新的G套件用户来说，"分享"一开始可能会感到不舒服毕竟，它给同事们带来了前所未有的工作和思想。但请记住：您希望员工在组织内做出贡献。这就是他们被雇佣的原因！而不是问"我能给这个人的最小访问权限是多少？"用户应该问自己"最大值是多少？"

从个人经验来看，支持共享的公司（和人员）是从内容协作平台中获得最大收益的公司。因为有了更多的机会，就有了更周到的反馈和更高质量的工作。为什么要否认？